23 de noviembre de 2025

1. Introducción: La Figura Esencial del Responsable del Contrato

En el complejo engranaje de la contratación pública local, la figura del responsable del contrato emerge como un pilar estratégico indispensable. Regulado en el artículo 62 de la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP), su rol es el de actuar como garante de la correcta ejecución contractual, supervisando cada fase desde la formalización del acuerdo hasta su completa liquidación. Es, en esencia, el vigilante directo del interés público en la materialización de las prestaciones pactadas.

A pesar de su relevancia, las funciones específicas de este actor se encuentran a menudo dispersas a lo largo de la normativa, dificultando una visión integral de sus competencias. Este artículo se propone analizar de forma exhaustiva y práctica dichas funciones, con el objetivo de ofrecer una guía clara y operativa para el gestor público local. Para ello, tomamos como base la excelente "Guía práctica de la responsable del contrato", elaborada por Amaia Labella para Gobierto, que sistematiza estas responsabilidades de manera ejemplar.

A continuación, procederemos a desglosar en detalle el marco normativo y las competencias del responsable del contrato para dotar al funcionario de las herramientas necesarias para una gestión eficaz y segura.

2. Marco Normativo de Referencia

Para que el responsable del contrato pueda ejercer sus funciones con la debida seguridad jurídica, es fundamental que conozca con precisión el marco legal que rige sus actuaciones. Las decisiones que adopte o proponga deben estar sólidamente fundamentadas en la normativa vigente para garantizar su validez y evitar futuras controversias.

Las normas y artículos clave que delimitan su campo de acción son los siguientes:

1. Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público (LCSP):

   • Artículo 62: Define y regula la figura del responsable del contrato como el supervisor de la correcta ejecución.

   • Artículos 204 y 205: Establecen las causas tasadas y los límites cuantitativos y cualitativos para poder llevar a cabo modificaciones contractuales.

   • Artículo 214: Fija los requisitos y el procedimiento que debe seguirse para autorizar la cesión de un contrato a un tercero.

   • Artículo 110: Detalla los supuestos de depuración de responsabilidades que deben verificarse antes de proceder a la devolución de las garantías constituidas.

   • Artículo 311: Especifica las obligaciones del contratista y las actuaciones de la Administración durante el plazo de garantía.

   • Artículos 314 y 315: Regulan las actuaciones específicas en caso de incumplimiento en la elaboración de proyectos de obra.

2. Ley 3/2004, de 29 de diciembre: Establece medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, siendo de aplicación para el cálculo de intereses de demora y la compensación por costes de cobro en caso de que la Administración incurra en retrasos en el pago.

Este marco normativo es el punto de partida para comprender el alcance real de las funciones que se analizarán a continuación.

3. Las Tres Esferas de Actuación del Responsable del Contrato

Siguiendo la estructura propuesta en la guía de referencia, las múltiples competencias del responsable del contrato pueden agruparse en tres grandes áreas de actuación que abarcan todo el ciclo de vida de la ejecución contractual: la gestión de las modificaciones, la supervisión del cumplimiento y, finalmente, el ciclo de cierre que incluye la recepción, liquidación y gestión de la garantía. Este análisis desglosará cada una de estas esferas para clarificar las responsabilidades específicas que conllevan.

3.1. Gestión y Control de las Modificaciones del Contrato

Lejos de ser un mero observador, el responsable del contrato desempeña un rol proactivo en la gestión de los cambios que puedan surgir. Su informe técnico es la pieza clave que permite al órgano de contratación tomar decisiones informadas y ajustadas a la ley.

• Autorización de Modificaciones en Medios Adscritos. Corresponde al responsable del contrato autorizar cualquier sustitución del personal o de los medios materiales que el contratista adscribió a la ejecución. Dicha solicitud puede ser iniciada por el contratista o por el propio órgano de contratación, con una antelación mínima de 15 días hábiles, debiendo motivar las razones del cambio y acreditar documentalmente que la nueva propuesta cumple con los requisitos exigidos. El responsable dispone de un plazo máximo de 7 días hábiles para emitir su autorización o denegación, comunicando por escrito los motivos en este último caso.

• Justificación de Modificaciones Contractuales. Cualquier modificación del objeto del contrato debe estar fundamentada en razones de interés público y respetar los límites de los artículos 204 y 205 de la LCSP. Es obligación del responsable del contrato elaborar un informe que precise y justifique estas razones, detallando el alcance del cambio. Este informe se somete a un trámite de audiencia con el contratista por un plazo de cinco días hábiles antes de que el órgano de contratación resuelva y se publique en el perfil del contratante.

• Modificación de la Composición de una UTE. Cuando una Unión Temporal de Empresas (UTE) solicita un cambio en su composición, el procedimiento se inicia mediante resolución del órgano de contratación. La intervención del responsable del contrato es crucial, pues debe emitir un informe preceptivo en el que constata que se ha ejecutado, como mínimo, un 20% del importe del contrato. El expediente se completa con un informe jurídico y la aportación por parte de la UTE del borrador de escritura pública. Posteriormente, el órgano de contratación dicta la resolución de autorización, que se publica en el perfil del contratante, y se procede a la formalización de la nueva escritura y al depósito de la nueva garantía, momento en el cual se podrá cancelar la anterior.

• Cesión del Contrato. Para que un contratista pueda ceder el contrato a un tercero, se necesita la autorización expresa del órgano de contratación. El procedimiento se inicia con la correspondiente resolución del órgano de contratación, seguida de un informe del responsable del contrato que verifique si la empresa cesionaria cumple con todos los requisitos de solvencia y las condiciones exigidas en los pliegos y en el artículo 214.2 de la LCSP. Tras el preceptivo informe jurídico y la aportación del borrador de escritura pública, el órgano de contratación tiene un plazo de 2 meses para resolver. Es importante señalar que, en este caso, el silencio administrativo tiene efecto positivo. La autorización debe publicarse en el perfil del contratante, tras lo cual se formaliza la cesión y el cesionario deposita la nueva garantía.

3.2. Supervisión y Cumplimiento de Obligaciones Contractuales

Esta es la función nuclear del responsable del contrato: asegurar que la ejecución se desarrolla conforme a lo pactado y que se cumplen todas las obligaciones asumidas por el adjudicatario.

• Resolución de Incidencias. Ante cualquier incidencia que surja durante la ejecución, el responsable del contrato debe emitir un informe para que el órgano de contratación pueda resolverla. Como norma general, la tramitación de estas incidencias no suspende la ejecución del contrato, salvo que la naturaleza del problema o el interés público así lo requieran.

• Verificación de Condiciones Esenciales. Es su responsabilidad comprobar activamente el cumplimiento de las condiciones laborales, sociales y ambientales, así como las condiciones especiales de ejecución definidas en los pliegos. Esto implica requerir la documentación necesaria al contratista, realizar comprobaciones periódicas y documentar rigurosamente tanto el cumplimiento como cualquier incidencia detectada y las medidas correctoras aplicadas.

• Identificación de Incumplimientos e Imposición de Penalidades. Cuando se detecta un incumplimiento por parte del contratista, el responsable del contrato debe iniciar el procedimiento para la imposición de penalidades. Este proceso tiene tres pasos ineludibles:

  1. Informe del responsable identificando el incumplimiento y proponiendo el importe de la penalidad.

  2. Trámite de audiencia al contratista por un plazo de 5 días hábiles para que presente alegaciones.

  3. Resolución del órgano de contratación imponiendo, si procede, la penalidad. El importe de la penalidad se recauda mediante su deducción de los pagos que deban abonarse al contratista o, en su defecto, ejecutando la garantía.

3.3. Entrega, Recepción, Liquidación y Garantía

La intervención del responsable del contrato es crucial para el cierre formal y económico del expediente, garantizando que la Administración recibe la prestación en las condiciones pactadas.

• Comprobación y Entrega. Una vez el contratista entrega la prestación, el responsable dispone de 15 días hábiles para verificar su correcto cumplimiento y emitir el correspondiente informe. Si detecta deficiencias, instará al contratista a subsanarlas en un plazo determinado. El contratista dispone de 5 días hábiles para presentar reclamación contra dicho informe; si lo hace, el órgano de contratación resolverá en 15 días hábiles. Si no hay reclamación, el informe se considera aceptado.

• Recepción del Contrato. La recepción es un acto formal y expreso mediante el cual la Administración acepta la prestación. El responsable del contrato convoca a las partes al acto de recepción y redacta el acta correspondiente, que debe ser firmada por todos los presentes. Es fundamental entender que los informes favorables previos o la aprobación de certificaciones parciales no equivalen a la recepción formal del contrato.

• Liquidación y Pago. Tras la recepción, se debe resolver la liquidación del contrato en un plazo de 30 días. Este acto determina el saldo final a favor o en contra del contratista. Cualquier demora en el pago por parte de la Administración generará la obligación de abonar intereses de demora conforme a la Ley 3/2004.

• Gestión de la Garantía. Durante el plazo de garantía, el responsable debe instar al contratista a subsanar a su cargo cualquier defecto que aparezca. Si el contratista no actúa, la Administración puede ejecutar la garantía, pero además, el contratista tendrá la obligación de abonar los daños y perjuicios ocasionados en lo que excedan del importe de la garantía incautada. Una vez finalizado el plazo de garantía sin incidencias (o resueltas estas), el órgano de contratación debe dictar la resolución de cancelación y devolución de la garantía en un plazo máximo de 2 meses.

Este análisis detallado de las funciones nos permite ahora construir una herramienta práctica para facilitar la labor diaria del gestor público.

4. Lista de Comprobación para el Gestor Público

Esta sección se presenta como una herramienta práctica y un checklist operativo, diseñado para ayudar a los responsables de contrato y otros gestores locales a no omitir ningún paso crucial en el ejercicio de sus funciones diarias. Su uso sistemático puede contribuir a una mayor seguridad jurídica y eficiencia en la gestión.

Gestión de Modificaciones

• [ ] Revisar solicitudes de sustitución de personal o medios materiales.

• [ ] Verificar el cumplimiento de requisitos de los nuevos medios propuestos.

• [ ] Emitir autorización/denegación motivada en un plazo máximo de 7 días hábiles.

• [ ] Elaborar un informe que acredite el interés público para las modificaciones contractuales.

• [ ] Someter la propuesta de modificación a audiencia del contratista (plazo de 5 días hábiles).

• [ ] Informar sobre la ejecución mínima del 20% del contrato para autorizar modificaciones en una UTE.

• [ ] Verificar que la nueva composición de la UTE cumple los requisitos de solvencia.

• [ ] Informar sobre el cumplimiento de los requisitos del Art. 214.2 LCSP para la cesión del contrato.

Supervisión y Cumplimiento

• [ ] Requerir y verificar periódicamente la documentación sobre condiciones laborales del personal adscrito.

• [ ] Realizar comprobaciones periódicas sobre el cumplimiento de las condiciones especiales de ejecución.

• [ ] Documentar todas las incidencias y las medidas correctoras aplicadas.

• [ ] Aprobar las certificaciones de servicios en un plazo máximo de 30 días.

• [ ] Emitir informe de incumplimiento con una propuesta motivada de penalidad.

• [ ] Garantizar la realización del trámite de audiencia al contratista (plazo de 5 días hábiles) antes de imponer penalidades.

Entrega, Liquidación y Garantía

• [ ] Verificar el cumplimiento de la prestación en un plazo de 15 días hábiles desde la entrega.

• [ ] Emitir el informe de comprobación de cumplimiento.

• [ ] Instar a la subsanación de deficiencias y fijar un plazo para ello, si es necesario.

• [ ] Convocar formalmente al acto de recepción con 5 días hábiles de antelación.

• [ ] Redactar y firmar el acta de recepción del contrato.

• [ ] Resolver la liquidación del contrato en 30 días tras la recepción o la presentación de la factura.

• [ ] Instar formalmente a la subsanación de deficiencias detectadas durante el plazo de garantía.

• [ ] Proponer la cancelación y devolución de la garantía en un plazo de 2 meses tras finalizar el periodo de garantía.

Además de conocer las tareas a realizar, es igualmente crucial ser consciente de los errores más comunes para poder evitarlos.

5. Errores Frecuentes y Advertencias Prácticas

Del análisis del procedimiento correcto se pueden inferir los errores más habituales en la gestión de la ejecución contractual. Evitar estas trampas es tan importante como seguir los pasos adecuados, ya que suponen una fuente constante de impugnaciones, retrasos y posibles responsabilidades para la Administración.

• Imponer Penalidades sin el Debido Procedimiento: Omitir el informe preceptivo del responsable del contrato o, de forma crítica, el trámite de audiencia al contratista antes de imponer una penalidad. Consecuencia: Nulidad de la penalidad impuesta y posibles reclamaciones por parte del contratista.

• Aprobar Modificaciones sin Justificación Suficiente: Autorizar cambios en el contrato sin un informe que acredite rigurosamente las razones de interés público que los motivan, o superando los límites legales de los artículos 204-205 LCSP. Consecuencia: Riesgo de nulidad de la modificación y de control por parte de los órganos de fiscalización (Intervención, Tribunal de Cuentas).

• Confundir la Conformidad Parcial con la Recepción Formal: Asumir que la aprobación de certificaciones o la existencia de informes favorables de seguimiento equivale a la recepción del contrato. Consecuencia: Liberación indebida de las responsabilidades del contratista antes del cierre formal del contrato, dificultando reclamaciones posteriores.

• Gestionar de Forma Pasiva las Garantías: No reclamar la subsanación de deficiencias en forma y plazo durante el período de garantía o retrasar injustificadamente la devolución de la misma una vez finalizado. Consecuencia: Pérdida del derecho a ejecutar la garantía por parte de la Administración o, en el segundo caso, el pago de intereses de demora al contratista.

Estos errores subrayan la importancia de una gestión diligente, que se resume en las siguientes lecciones clave.

6. Lecciones Clave para el Funcionario Local

Todo el análisis anterior puede destilarse en una serie de principios rectores que deben guiar la actuación del funcionario local en su rol de responsable del contrato, fortaleciendo la posición de la Administración y garantizando la correcta inversión de los fondos públicos.

1. El Rol es Proactivo, no Pasivo: La supervisión eficaz exige una implicación constante y una vigilancia activa. El responsable del contrato no es un mero receptor de información, sino el director técnico de la ejecución, desde la autorización de pequeños cambios hasta la vigilancia de las condiciones especiales.

2. La Documentación es la Base de la Legalidad: Cada decisión crítica (modificación, penalidad, recepción, liquidación) debe estar soportada por un informe técnico del responsable del contrato. La trazabilidad documental, a través de informes y actas, es la mejor defensa de la Administración ante futuras controversias.

3. Garantizar los Derechos del Contratista Refuerza la Posición de la Administración: Respetar escrupulosamente los trámites de audiencia y los plazos legales no es una mera formalidad, sino un requisito esencial para la validez de las actuaciones de la Administración, especialmente en procedimientos de carácter sancionador como la imposición de penalidades.

7. Conclusión: El Responsable del Contrato como Pieza Clave de la Buena Administración

En definitiva, la figura del responsable del contrato es mucho más que un requisito burocrático; es una pieza indispensable para la buena gestión de los fondos públicos. Actúa como el supervisor directo que garantiza que el interés público, definido en los pliegos, se materializa correctamente en la realidad, velando por la calidad y el cumplimiento de las prestaciones contratadas.

La solución jurídica y práctica correcta es siempre la misma: una gestión diligente, rigurosamente documentada y apegada a los procedimientos establecidos en la LCSP. Esta es la única vía para ejecutar los contratos con eficacia, eficiencia y plena seguridad jurídica. Esperamos que este análisis sirva como una herramienta útil para el día a día de la compleja pero fundamental tarea de la gestión contractual en cualquier entidad local.

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• Referencia: Este artículo ha sido elaborado a partir del análisis de la "Guía práctica de la responsable del contrato", elaborada por Amaia Labella y publicada en el blog de Gobierto.