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Cuando el «PDF perfecto» tumba una resolución

⚖️ Cuando el “PDF perfecto” tumba una resolución

1 de octubre de 2025

Ocurre más de lo que parece. Llega a Secretaría un expediente impecable… hasta que miras los documentos electrónicos que sostienen la motivación: el informe técnico, el peritaje, el anexo de mediciones. Todo bonito… pero sin firma electrónica válida, sin CSV verificable o sin constancia en registro. Resultado: la motivación cojea y el acto nace con riesgo serio de anulación.

El TS establece las consecuencias del incumplimiento de los requisitos de los documentos electrónicos que sustentan la motivación de un acto administrativo

La LPACAP es clara:

• Art. 26: el documento electrónico debe ser auténtico (firma válida del autor), íntegro (sin alteraciones) y verificable (CSV/huella/validador).

• Art. 80: la motivación tiene que apoyarse en documentos idóneos; si el soporte es defectuoso, la motivación no se sostiene.

Imagina una licencia basada en un informe urbanístico “PDF” que nadie ha firmado electrónicamente. O una sanción apoyada en fotografías periciales sin metadatos ni registro. Si el interesado impugna, el argumento es sencillo: “lo que motiva no es un documento válido”. Y el juez te preguntará por la firma, el CSV, la trazabilidad, la entrada en el expediente. Si no están, la defensa se desmorona.

¿Qué hacer en la práctica?

Antes de firmar tu informe de Secretaría o elevar propuesta de resolución, pide al órgano gestor:

1. Relación de documentos electrónicos que soportan la decisión (cuáles son y quién los emitió).

2. Prueba de autenticidad (firma electrónica válida del técnico/autor).

3. Integridad y verificación (CSV/validador o huella).

4. Trazabilidad (registro de entrada, fecha, número de expediente, interoperabilidad si viene de otra Administración).

Si falta algo, no sigas: devuelve para subsanar (nueva firma, reemisión con metadatos, asiento registral). Si el acto ya se dictó, valora convalidación/conservación (art. 52 LPAC) solo si la motivación puede reconstruirse con soporte válido. Si no, mejor revisar a tiempo que perder en contencioso.

La tecnología es aliada… si la usamos bien. Un PDF sin firma es solo una apariencia de prueba. En el expediente, forma es garantía.